Xem: 1106|Trả lời: 0

Sơ đồ cơ cấu bộ phận lễ tân [Lấy địa chỉ]

Đăng ký
2012-7-2
Đăng nhập lần cuối
2012-7-2
Quyền đọc
10
Điểm
271
Bài hay
0
Bài viết
0
Xem chi tiết

monster Offline

Trainee

Rank: 1

Đăng lúc 2013-10-7 19:56:13 |Hiện toàn bài

Cơ cấu bộ phận lễ tân

I.  Sơ đồ cơ cấu bộ phận lễ tân

II.  Chức năng  nhiệm vụ của bộ phận lễ tân

a) Trưởng lễ tân:

Trưởng bộ phận lễ tân là người chịu trách nhiệm cao nhất trước giám đốc khu resort về mọi hoạt động của bộ phân lễ tân. Trưởng bộ phận lễ tân phải thực hiện các nhiệm vụ như:

  • Hoạch định kế hoạch hoạt động cho bộ phận  lễ tân, cũng như điều phối tất cả các hoạt động đó.
  • Đồng thời trưởng lễ tân còn phải đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt độngcủa các nhân viên trong bộ phận.
  • Tham gia tuyển chọn nhân sự, đào tạo và bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ lễ tân cho nhân viên.
  • Tham gia tuyển chọn nhân sự, đào tạo và bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ lễ tân cho nhân viên.
  • Tham gia các hoạt động marketing của khu resort.
  • Chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng các quy định của khu resort và các văn bản pháp luật hiện hành liên quan đến công việc của bộ phận lễ tân.
  • Ngoài ra, trưởng bộ phận lễ tân còn phải chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau:
    • Tính toán, điều tiết nhằm đạt được công suất sử dụng buồn cao nhất.
    • Giải quyết các phàn nàn của khách, đặc biệt là các đoàn khách quan trọng.

b) Bộ phận đặt buồng:

Vì bộ phận đặt buồng cùa bamboo chỉ có một nhân viên, vì thế lượng công việc và nhiệm vụ mà nhân viên phải đảm nhiệm rất nhiều.

  • Tiếp nhận các thong tin đặt buồng và thong tin kịp thời về buồng của khách sạn kịp thời cho các đại lý du lịch, các tring tâm đặt buồng và các hãng lữ hành.
  • Lập, sắp xếp thứ tự và bảo quản hồ sơ đặt buồng.
  • Cập nhật thong tin đặt phòng để quản lý và nắm vững tình hình đặt phòng.
  • Thực hiện các nhiệm vụ như: chuẩn bị và gửi thư đảm bảo đặ phòng, thực hiện các việc huỷ đặt phòng, sửa đổi đặt phòng, yêu cầu khách đặ cọc cho việc đặ phòng và kịp thời chuyển các thong tin về tình trạng đ8ạt phòng cho nhân viên đón tiếp
  • Theo dõi số lượng phòng trống trên cơ sở số lượng đơn đặt phòng đã nhận, làm báo cáo về tình hình đặt phòng, đặc biệt đối với khách quan trọng.
  • Chuẩn bị danh sách khách sắp đến hằng ngày.
  • Hỗ trợ các công việc chuẩn bị trước hồ sơ đăng kí khách.
  • Kết hợp với bộ phân marketing đế bán phòng, tối đa hoá công suất sử dụng phòng và giá phòng.

c)  Bộ phận đón tiếp:

  • Chào đón khách và chuẩn bị hồ sơ đăng kí khách.
  • Xác định tình trạng đặt phòng và thời gian lưu trú của khách.
  • Biết rõ vị trí, đặc điểm của từng loại phòng và giá tiền của phòng.
  • Thuyết phục khách thuê phòng và quảng cáo các dịch vụ khác có trong khách sạn. Cung cấp mọi thông tin theo yêu cầu của khách.
  • Phân phòng và đáp ứng các nhu cầu về phòng cho khách, xác định phương thức thanh toán của khách.
  • Đảm bảo các phiếu trong hồ sơ của khách được điền đầy đủ và chính xác các thông tin, sắp xếp các thông tin của khách. Chuyển thư từ và tin nhắn cho khách.
  • Phối hợp và cung cấp thông tin cho các bộ phận khác của khách sạn về tình hình khách lưu trú để cùng phối hợp phục vụ khách.
  • Bảo quản chìa khóa, két tư trang quý của khách.
  • Biết cách xử lý các tình huống khẩn cấp và nắm vững các quy định ngăn chặn tai nạn trong khách sạn.

d)  Bộ phận thu ngân và kiểm toán đêm:

Nhiệm vụ của nhân viên thu ngân chủ yếu tập trung vào giai đoạn thanh toán cho khách. Ngoài ra, phải thường xuyên hỗ trợ cho nhân viên đón tiếp:

  • Cập nhật chi tiêu của khách vào tài khoản
  • Thanh toán và thu tiền khi khách trả phòng
  • Đổi tiền cho khách hàng.
  • Cân đối các tài khoản của khách khi hết ca.
  • Chịu trách nhiệm về số tiền quỹ của bộ phận thu ngân để thực hiện các giao dịch trong ca.
  • Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách.
  • Lưu các dữ liệu về khách đã thanh toán vào hồ sơ lưu.
  • Bảo quản tiền mặt đã thu trong ca.
  • Làm báo cáo doanh thu của từng ca…v…v..

Dùng đạo cụ Báo cáo

Bạn phải đăng nhập mới được đăng bài Đăng nhập | Đăng ký

 × 68
 × 54
 × 34
 × 30
 × 26
 × 25
 × 20
 × 18
 × 15
 × 15
 × 13
 × 12
 × 11
 × 10
 × 9
 × 9
 × 9
 × 8
 × 8
 × 8
 × 8
 × 7
 × 7
 × 6
 × 6
 × 6
 × 6
 × 6
 × 5
 × 5
 × 5
 × 5
 × 5
 × 5
 × 5